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Eintrag vom 11.03.2020

Lean Office – mehr als nur aufgeräumte Schreibtische

27 % der reinen Arbeitszeit der Administration sind einer vor einigen Jahren erstellten Studie des Fraunhofer Instituts zufolge Verschwendung!

Während in der Produktion Prozessoptimierung, Prozessstabilität (PSO, QSD, etc.) und Begriffe wie Lean und Kaizen meist keine Fremdworte mehr sind, schlummert diesbezüglich in den administrativen Bereichen noch großes Potential.

Jeder kennt sie, die übervollen Schreibtische, die unstrukturierten Besprechungen, die unnötigen Rückfragen, das Multitasking zwischen der eigentlichen Projektarbeit, dem eingehenden Telefonat und der Anfrage des Kollegen, der neben einem steht. Wird das in Frage gestellt oder wird es so hingenommen?

Wie sieht es bei Ihnen aus?

Auf den ersten Blick vielleicht so: Freundliche Mitarbeiter, moderne IT, gute Atmosphäre, es wird gearbeitet. Und wie sieht es aus, wenn man das Ganze etwas aufmerksamer und mit dem Blick von außen betrachtet? Möglicherweise: Wartezeiten beim Drucken, redundante Tätigkeiten, unklare Zuständigkeiten, keine Ergonomie, ungeeignete Prozesse und IT-Strukturen, Stress durch fehlende Unterlagen, immer wieder Rückfragen, keine einheitliche Vorgehensweise.

Jedes Unternehmen versucht seine Abläufe zu verbessern

Initiiert werden die meisten Maßnahmen von besonders drastischen Einzelfällen, die meist auch noch ein emotionales Ärgernis beinhalten. Dann wird eine Lösung gesucht, um den Fehler in Zukunft zu vermeiden. Dabei erlaubt man sich manchmal auch die Installation von zusätzlichen Schritten, um die Folgeerscheinungen schlechter Prozesse zu kaschieren.

Standardabläufe werden jedoch nie in Frage gestellt. Gerade hier liegt aber das Optimierungspotential! Statt die Abläufe systematisch zu optimieren, werden schlechte Abläufe und Ergebnisse geduldet.  Was ist der betriebliche Anspruch? Durchschnitt oder Weltklasse? Davon hängen die Denkweise, die Prozesse und die Ergebnisse ab!

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Gerald Walther

Gerald Walther
Betriebswirtschaftlicher Berater pxm Süd

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